Reikwijdte
Dit Wereldwijd Privacybeleid betreffende Financiële Informatie (dit “beleid”) is van toepassing op alle directeuren, functionarissen en werknemers van Velcro Companies, alsmede aannemers, adviseurs, en iedereen die gemachtigd is namens Velcro Companies te handelen. In dit beleid verwijst “Velcro Companies” of “wij” naar VIL Ltd en haar directe en indirecte dochterondernemingen.
Doel
Het doel van dit beleid is om de financiële informatie van klanten en leveranciers Velcro Companies (gezamenlijk “u”) te beschermen en om deze informatie op verantwoordelijke wijze en overeenkomstig de wet- en regelgeving te verwerken.
Definities
In dit beleid zullen onderstaande termen de volgende betekenissen hebben:
- “Financiële informatie” betekent (a) informatie met betrekking tot bankrekeningen; en (b) informatie met betrekking tot creditcards.
- “Verwerking” verwijst naar elke handeling of reeks handelingen die wordt uitgevoerd met betrekking tot financiële informatie, hetzij uitgevoerd met automatische middelen of anderszins, evenals het beschikbaar stellen, samenbrengen, combineren, overdragen, bewaren, beperken, verwijderen of vernietigen ervan.
Velcro Companies is de beheerder van de financiële informatie die wordt verstrekt, opgeslagen, verwerkt of anderszins gebruikt door of voor Velcro Companies, en dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de wijze waarop wij financiële informatie bewaren en gebruiken. Wij erkennen de noodzaak om uw financiële informatie op een passende en wettige wijze te behandelen, in overeenstemming met alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Velcro Companies zal aan alle werknemers training, begeleiding, juridisch advies en ondersteuning omtrent privacy bieden, om te garanderen dat wij handelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywet- en regelgeving.
Transparantie en gegevensintegriteit
- Aan werknemers van Velcro Companies kan toegang worden verleend tot financiële informatie van andere personen, uitsluitend met het doel hun zakelijke doelstellingen te verwezenlijken binnen de context en beperkingen waaronder de informatie is verstrekt. Toegang tot de informatie is beperkt tot diegenen die legitieme zakelijke redenen hebben om deze te in te zien en te gebruiken.
- Werknemers van Velcro Companies die dergelijke informatie wordt toevertrouwd, moeten actief alle beleidslijnen van het bedrijf inzake beveiliging, bewaring, toegang, beheer, teruggave of vernietiging van persoonlijke informatie naleven. Dergelijke vereisten kunnen ook in andere beleidslijnen voorkomen.
Beveiliging
Velcro Companies zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking van financiële informatie en tegen het onopzettelijk verlies van, vernietigen van of schade met betrekking tot financiële informatie. Velcro Companies zal zorgen voor een passend beveiligingsniveau voor het voorkomen van schade die eventueel zou kunnen voortvloeien uit dergelijke ongeoorloofde of onwettige verwerking of onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging en de aard van de gegevens bepalen die moeten worden beveiligd, en zal redelijkerwijs stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze maatregelen worden nageleefd. Werknemers zijn verantwoordelijk voor het toepassen van de aanbevolen beste praktijken voor gegevensbeveiliging, zoals versleuteling, en om het beleid en normen voor gegevensclassificatie op te volgen.
Hoe financiële informatie wordt gebruikt
Wij zullen uitsluitend financiële informatie verzamelen voor legitieme zakelijke doeleinden. Wij verzamelen financiële informatie van onze leveranciers voor betalingsdoeleinden. Onze banken vragen ons mogelijk om informatie over cheques, overboekingen en ACH-transacties voor betalingsdoeleinden. We kunnen mogelijk ook bankinformatie verzamelen van klanten die ons verzoeken om automatische betalingen of creditcardinformatie en van bepaalde klanten die met creditcard willen betalen. Zakelijke creditcardnummers worden slechts tijdelijk bewaard. Zij zullen toegevoegd worden aan orderinvoeren en alle cijfers van de creditcard zullen worden verwijderd behalve de laatste 4 cijfers wanneer de creditcardbetaling is voltooid. (De laatste vier cijfers zullen worden bewaard om de creditcard te kunnen identificeren die is gebruikt voor de betaling.)
Bepaalde medewerkers van onze financiële afdeling, zoals die van de afdeling debiteuren, hebben toegang tot deze informatie als onderdeel van de verantwoordelijkheden van hun functie.
We stellen kiezen betrouwbare bankinstellingen voor het verwerken van uw financiële informatie. Zij zijn verplicht de standaardbeleidslijnen van de branche voor gegevensbeschermingsprocedures na te leven.
Niet-naleving
Een werknemer die dit beleid niet naleeft, zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met het beëindiging van het dienstverband.
Ingangsdatum: dinsdag 15 oktober 2023